城山商会社員全員が一致団結して取得した　ＩＳＯ９００１認証！

認証取得までの経緯

　２００７年７月よりＩＳＯの社内勉強会を開始し、２００８年３月中旬より品質マニュアル作成開始、７月より品質マニュアル通りに実施、９月に初回一次審査、１１月に初回二次審査そして１２月に認証取得することができました。

　 勉強会を開始してから認証取得まで１年半、この間、私たちは勉強会から品質マニュアル作成・実施、初回一次審査、二次審査とすべて社内の人間だけで行い自力で認証を取得することができました。

認証取得でマネジメントシステム構築

　当社が、ＩＳＯ９００１品質マネジメントシステムの認証を取得しようと考えたのは、２００８年が創立２５周年にあたり、当社のマネジメントシステムをＩＳＯ９００１品質マネジメントシステムに基づいて構築し、会社の基盤を確立しようと考えたからです。

　 当社は、社長以下６名の時代が長く続き、２００４年より社員が増加し始めて現在、社員は２０名です。６名の時代は、カリスマ営業マンである社長の考え、意見が指針であり規定、基準であり、即決即断で迅速に対応してお客様とメーカの信頼を頂き、発展してきました。しかし、社員が増えるに従って、問題が生じるようになり、必要に応じてその都度、規定や基準を作成してきました。そして、マネジメントシステムとして統合することが次の課題となりました。幸いゼロの状態からのマネジメントシステム構築であり、同じ構築ならば社会で認められているＩＳＯ９００１品質マネジメントシステムでトータル的に構築することにしました。

自力認証取得までの道のり

　当初(２００７年夏)には、大部分の社員が「ＩＳＯの言葉は聞いたことはあるが何かは分からない」という状態であり、「ＩＳＯとは」の勉強会から始めました。全員参加が社長の強い意向であり、勉強会は毎月１回土曜日に社内の推進者が講師となり行いました。

　勉強会の資料は、社員手作りのＰｏｗｅｒ　Ｐｏｉnｔでイラストに社員の顔写真を使ったりして身近に感じられるように工夫し、勉強会を重ね「ＩＳＯ」が少しずつ分かってきて「行けそうかな」と思えるようになってきましたが、規格の勉強が始まった途端、慣れない規格の表記にこれまでの勉強会で付いた僅かの自信も吹っ飛び、認証取得なんて「無理」と意気消沈してしまいました。

　規格の表記アレルギー解消に、インターネットで探した「口語訳ＩＳＯ９００１」を使い規格の勉強会を重ね、規格が少し身近に感じられるようになり、認証取得に再び前向きになってきましたが、この時推進者がコンサルタントを頼まないで自分たちだけで認証を取得する「自力認証取得」を提唱しましたが、社長以下全員が「そんなことはとても無理、無理」と無言で静かで且つ強い拒否反応が蔓延しました。

　しかし、推進者はアイソ・ラボ株式会社の平川氏という方が提唱する「コンパクトＩＳＯ」をインターネットで知り、資料を取り寄せ、 これならばこの会社で「自力認証取得」出来ると、９月にＩＳＯの「自力認証取得セットＡ」の１年契約をしていました。（アイソラボHP）

　２月末にＩＳＯ推進チームが、８名のメンバーで発足し週に2回当社のテレビ会議にてミーティングを行うなど活動を開始しました。 最初、品質マニュアル作成に向けての勉強会を行い、見本などを参考に、当社に沿ったマニュアル作成に取り掛かりました。

　規格はそれなりに勉強したし、品質マニュアルの見本もあるし、見本を当社に置き換えるだけだからと少し安易に考えていましたが、実際に品質マニュアルを作成しようとすると、規格の意味するところが分からなかったり、どの様に規定したらよいのか分からなかったりで、最初は中々進みませんでした。

　４月末に社員旅行が計画されており、何とか社員旅行前までに品質マニュアルを完成することを目標に土曜日には、関東営業所、関西営業所のメンバーも名古屋に参集して一同顔を合わせて一緒に取り組みました。業務に応じて品質マニュアルの作成箇所を分担し、それをＩＳＯ推進チームミーティングで確認して進めました。

　ＩＳＯ推進チームミーティングには社長も時間が許す限り参加し全員参加を率先垂範しました。社員２０名の内、８名がＩＳＯ推進メンバーであり、月、木の２時間、テレビ会議でＩＳＯ推進チームミーティングを行うため、この間他のメンバーが、協同して支え合いました。またＩＳＯ推進メンバーと他のメンバーの間で認証取得に対する意識や内容理解の差がでないように、週１回進捗状況を共有するなど全社一丸となって取り組みました。

　計画通り、４月末の社員旅行前に品質マニュアルが完成し、ホッとして社員旅行に参加しました。完成した品質マニュアルは、それなりに自信もありましたが、自分たちだけ作成したものであり、これで本当に良いのだろうかと一抹の不安もありましたが、社外のプロの方にチェックして頂いた結果、「よく出来ている」と評価していただいた時は本当に嬉しく、皆で喜び合いました。 ５月には帳票作成を分担して取り組み、６月から試用開始すると同時に、全社員への品質マニュアルの共有を開始しました。7月から本格的に運用を開始しましたが、現状行っているやり方をマニュアルにしたとはいえ、これまでとは違う手順や帳票を使用することもあり、慣れない作業にとまどい以前の方法で作業してしまったり、なかなか定着しませんでしたが問題点や疑問点をひとつひとつ解決し、マニュアル改定を重ね、自分達にとって使いやすいマニュアルへと社員全員で作り上げることができました。

　７月末の内部監査員研修を行い、模擬審査でも良い評価を受けましたので、９月の初回一次審査は自信を持って望むことが出来ました。軽微な不適合１件と数点の観察点を指摘されましたが、直ぐに対応しました。１１月の初回二次審査も軽微な不適合２件と数点の観察点を指摘されましたが、これも直ぐに対応しました。

　審査での指摘事項は、いずれも品質マネジメントシステムをより効果的にするためのもので本当に納得できるものでした。

　実際に業務をしている社員が、自分たちの業務を品質マニュアルにまとめることに苦労はしましたが、その甲斐あって、審査員からは、「この品質マニュアルは大変よく出来ている、自分たちのものになっている、コンサルタントが入ったものより良くできている」と評価されました。自力認証取得を目指した目的は、認証を取得して終わりではなく、実施・継続的改善を行うには、自分たちで作成した品質マニュアルでなければいつまでもコンサルタントに依存し、本当の改善が出来ないと考えたからで、その後も更なる改善に向けて取組んでいます。

　自力認証取得活動を通して多くの体験を得ました。チームでのＰｌａｎ作成から始まってＰＤＣＡを回し、気持ちを一つにする想いの分かち合いから始まって全員発言のチームミーティング、集中と分散しての取り組みなどによりメンバーは大きく成長しました。そして何よりも認証取得で大きな自信を得ることができました。今は自力認証取得して本当に良かったと思っています。今後も更なる改善に向けて取組んでまいります。

以上